La presente Política de Tratamiento de Datos Personales e Información tiene como objetivo implementar las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1475 de 2015, y demás normas relacionadas, en lo que se refiere exclusivamente a las bases de datos, archivos e información que contenga datos personales susceptibles de tratamiento, y explica cómo Shiva Productos Naturales recolecta, almacena, usa, circula y trata información que usted nos provee a través de distintos medios.

Objetivo

Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma con respecto a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes Shiva Productos Naturales ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el artículo 17 de la referida ley.

Tratamiento de los datos y finalidad

El responsable del Tratamiento, previa autorización de los titulares de la información, puede obtener información de personas naturales, clientes o usuarios, de diferentes fuentes (comercios vinculados, entidades financieras, entidades participantes del sistema de pago, proveedores de servicios de telecomunicaciones, y fuentes propias entre otros). También es posible que tengamos una relación directa con personas naturales (empleados, proveedores, etc.), que podrán optar por brindarnos información personal en conexión con esa relación. Los tipos de datos personales que recolectamos son datos públicos, semi privados, y no solicitaremos datos sensibles o de menores de edad que no sean públicos.

Los usuarios, clientes, trabajadores y proveedores autorizan expresamente al responsable del Tratamiento a confirmar la información personal suministrada acudiendo a entidades públicas, compañías especializadas o centrales de riesgo, a sus contactos, o al empleador, así como sus referencias personales, bancarias o laborales, entre otros. Esta información será tratada por el responsable del Tratamiento en forma confidencial.

Los datos personales proporcionados al responsable del Tratamiento serán recolectados, almacenados, usados, analizados, circulados, actualizados y reportados para las siguientes finalidades, según se establezca en la respectiva autorización:

1. Como elemento de análisis para establecer y mantener una relación contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza.
2. Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.
3. Como herramienta para el ofrecimiento de productos o servicios propios o de terceros.
4. Como herramienta para el inicio de cualquier cobro prejudicial o judicial.
5. Para el adelantamiento de cualquier trámite ante una autoridad pública o una persona o entidad privada, respecto del cual la información resulte pertinente.
6. Para que toda la información referida a mi comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y datos de la misma naturaleza proveniente de terceros países sea consultada, suministrada, reportada, procesada o divulgada.
7. Para efectos de seguridad y de monitorear las actividades que se desarrollen dentro del establecimiento comercial.
8. Para que la información suministrada sea consultada en listas para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
9. Para el cumplimiento de cualquier otra obligación legal a cargo del responsable del Tratamiento.
10. Para que la información sea transferida o transmitida a terceros ubicados dentro o fuera de la República de Colombia, para cualquiera de los fines aquí previstos.

Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente al responsable del Tratamiento:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado por el responsable del Tratamiento previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
   
6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
   

Procedimiento para ejercer los derechos al Habeas Data

Los titulares de la información podrán ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, revocar la autorización mediante el envío de una comunicación a la dirección y al área indicada en la presente Política.

Esta comunicación deberá contener como mínimo lo siguiente:

1. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representado.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Una vez recibida la comunicación por parte del responsable del Tratamiento, se procederá a dar respuesta dentro de los términos establecidos en la regulación aplicable.

Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página de internet: www.shiva.com.co.

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Para efectos de recibir las peticiones, reclamaciones y consultas relacionadas con el manejo y tratamiento de datos personales, Shiva Productos Naturales cuenta con el correo electrónico contacto@shiva.com.co para canalizarlas, estudiarlas y contestarlas. Por lo tanto, a dicha dirección podrán enviar sus solicitudes, las cuales se tratarán conforme lo dispone la Ley 1581:

1. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en nuestra base de datos. Shiva Productos Naturales suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Shiva Productos Naturales, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Shiva Productos Naturales con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, Shiva Productos Naturales requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado y se señalará la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• EEn todo caso, el titular o el causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Shiva Productos Naturales.
• El área responsable para efectuar la recepción y trámite de las reclamaciones es la Gerencia de Seguridad de la Información.
• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Vigencia de las políticas de tratamiento de información personal

Las presentes políticas rigen a partir de la fecha de su aprobación. El franquiciante del responsable del Tratamiento ha definido unas políticas de privacidad que aplican para todas sus franquiciados. En caso de inconsistencia o contradicción entre lo previsto en las mencionadas políticas de privacidad y estas Políticas de Tratamiento o la regulación aplicable, prevalecerán estas últimas.

Fecha de modificación y actualización: diciembre 13 de 2020.